Historia de un cliente de tarjetas inteligentes universales

Alasdair Nutt es director de ventas de Universal Smart Cards, con sede en el Reino Unido. La empresa es líder del mercado en el suministro e implementación de tarjetas inteligentes para el control de acceso, la seguridad de los ordenadores, la identidad, los eventos, la administración pública y el ocio.

En su trabajo, Alasdair envía y recibe entre 100 y 200 correos electrónicos cada semana. Algunos de ellos contienen datos importantes y valiosos, desde los detalles de un cliente potencial hasta un presupuesto o el hilo de una conversación con un cliente. A menudo necesita obtener esta información más adelante, a veces años después de la correspondencia original.

Problema: recuperar antiguos y valiosos correos electrónicos

Hace unos 12 años, cuando Alasdair empezó a trabajar en la empresa, no había un sistema de archivo adecuado para los correos electrónicos. Simplemente se "guardaban en el buzón de envío", como él dice. Así fue durante los siguientes cinco años, en los que Alasdair guardó todos los correos electrónicos antiguos y no borró nada. Cuando necesitaba buscar información importante de su correspondencia "archivada", "era penosamente difícil encontrar cualquier correo electrónico", dice. "A veces, nunca podías encontrarlos. Los archivos de Outlook eran enormes. Lo ralentizaba todo. Me creó montones de problemas durante cinco años".

Solución: Archivo de correo electrónico Cryoserver

Al escuchar a Alasdair, uno percibe el alivio que sintió cuando Universal Smart Cards empezó a utilizar un software de archivo de correo electrónico específico. Hace unos siete años, el proveedor de servicios informáticos de la empresa, IT Managed, trasladó el negocio a Office/Microsoft 365 e implantó Cryoserver. IT Managed aloja y suministra su propio entorno Cryoserver Cloud a sus clientes.

Desde entonces, nuestro software guarda una copia de cada correo electrónico enviado o recibido por la empresa. Almacena los correos electrónicos de forma segura y conforme a las normas en un archivo que funciona con Microsoft 365 pero que es independiente de él. Así, Alasdair y sus compañeros siguen teniendo acceso a sus correos electrónicos aunque haya una interrupción de Microsoft 365.

Le preguntamos qué le ha parecido el uso de Cryoserver en los últimos siete años.

"Lo acepté inmediatamente", dice. Como se archivaban copias de todos los correos electrónicos, podía eliminar de su Outlook la mayor parte de los que no necesitaba. "No he tenido ningún problema desde entonces".

Las ventajas de Cryoserver son mucho más que liberar su Outlook y archivar eficazmente los correos electrónicos antiguos.

La herramienta de búsqueda diaria del jefe de ventas

"Utilizo Cryoserver más bien como motor de búsqueda", dice. "Puedo encontrar cosas de cualquier momento del pasado, normalmente muy, muy rápido.

"Lo he utilizado esta mañana para tratar de encontrar mis gastos de marzo. Lo utilizo para encontrar los presupuestos que me han dado los proveedores, a veces tenues y distantes, que he dado a los clientes."

También confía en él para rastrear los datos de los clientes potenciales. Menciona cómo intentó utilizar el CRM de su empresa para recuperar los datos de un antiguo proveedor. Por desgracia, el sistema CRM había cambiado dos veces desde que él y el proveedor habían estado en contacto por última vez, y no pudo encontrar los datos. Entonces buscó a través de Cryoserver y encontró lo que necesitaba.

Resolver un litigio

Hubo un momento, dice Alasdair, en que Cryoserver ayudó a resolver un desacuerdo que "podría haber ido potencialmente muy mal".

"Teníamos un cliente que nos debía mucho dinero. Hubo correos electrónicos durante dos o tres años que iban y venían sobre muchas cosas, y casi podría haber llegado a los tribunales. Fue en el último momento cuando decidieron llegar a un acuerdo extrajudicial con nosotros, en lugar de llevarles a los tribunales".

Dice que Cryoserver le ayudó a encontrar documentos que apoyaban sus reclamaciones. "Sabía que Cryoserver podía utilizarse en un contexto legal. De hecho, obtuve un gran archivo que entregué a los abogados en el que se identificaba quién dijo qué, cuándo y por qué. Cuando les dimos los correos electrónicos en divulgación, quedó bastante claro lo que se había comunicado".

Ayudar a Alasdair a mantenerse en la cima

Resumiendo su experiencia con nuestro software, Alasdair dice que hace lo que prometemos: "Cryoserver puede encontrar información pasada a partir de entradas muy simples en una fracción del tiempo de cualquier otra cosa que haya visto -cualquier cosa que haya enviado o recibido o en la que se haya copiado- y literalmente en milisegundos".

Desde que le enseñamos a usarlo, no ha necesitado ninguna ayuda. "Es muy sencillo de utilizar".

Beneficios para toda su empresa

Tanto si trabajas en ventas, como Alasdair, como en marketing, informática, recursos humanos, finanzas, cumplimiento normativo o cualquier otra función, Cryoserver puede ayudarte a trabajar de forma más eficaz y productiva.

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