Historia de un cliente de Ultra Electronics

Ultra Electronics (Ultra) Precision Air and Land Systems es una empresa líder en la provisión de equipos aeroespaciales y electrónicos. Debido a la naturaleza altamente regulada de su sector, necesitaban adquirir una solución de archivo de correo electrónico que almacenara todo el correo y facilitara su localización.

Ultra adquirió Cryoserver en marzo de 2016, y desde entonces es un cliente satisfecho. Hablamos con Martin Vogwell, director de infraestructuras informáticas.

Requisitos del archivo de correo electrónico

Al igual que muchos de nuestros clientes, fue necesario un incidente específico que le costó tiempo y dinero a Ultra antes de que buscaran una solución de archivado de correo electrónico y encontraran Cryoserver. "Un usuario se había marchado y teníamos que restaurar su buzón para recuperar un correo electrónico. Nos costó mucho tiempo. Esto se debía, en parte, a que no podíamos hacer un seguimiento de la enorme cantidad de correos electrónicos; pero también a la necesidad de buzones de más de 30 GB, lo que causaba problemas en el servidor de correo
. Aunque dice que puede hacer frente a ese volumen, Exchange no podía".

Problemas y soluciones

1. Migraciones lentas a nuevas versiones de Exchange

Las migraciones pueden llevar mucho tiempo, costar dinero a la empresa y poner en riesgo la infraestructura informática. Anteriormente, Martin había descubierto que las actualizaciones de Exchange podían ser un proceso largo. "La actualización de Exchange 2003 a 2007 nos llevó 3 semanas sin Cryoserver".

"Gracias a Cryoserver pudimos realizar una actualización mucho más rápida a una versión posterior de Exchange. Pudimos eliminar los elementos de los buzones con más de cinco años de antigüedad del buzón principal, lo que permitió realizar las migraciones en cinco días en un gran número de buzones". Menos datos significaba una migración más segura, menos impacto para los usuarios finales que podían seguir accediendo al correo electrónico en todo momento y menos dolores de cabeza para el departamento de TI.

2. La necesidad de cumplir con las normas de almacenamiento

Debido a una estricta legislación, Ultra debe conservar los datos durante todo el tiempo que se utilicen algunos de sus productos. Estos datos significaban que debían comprar servidores con suficiente almacenamiento para el futuro previsible, así como gestionar la transferencia de esos datos mediante procesos como las actualizaciones, por lo que el almacenamiento económico del correo electrónico era fundamental. "Queríamos buscar en todo nuestro patrimonio información clave específica. Nuestras necesidades se han centrado en parte en la conservación de todos los correos electrónicos y en parte en acelerar la recuperación de la información de los buzones de los usuarios."

"Como trabajamos en la industria aeroespacial, tenemos el estricto requisito de conservar los datos durante toda la vida útil de una plataforma. Dentro de un correo electrónico se almacena información que hay que recuperar, como las comunicaciones con los clientes. Por eso es importante poder buscar términos muy específicos durante un largo periodo de tiempo y entre varios usuarios, con precisión".

Cryoserver registra el correo electrónico directamente desde el flujo de correo, lo que garantiza que una copia idéntica de cada correo electrónico, enviado o recibido, puede almacenarse en una ubicación central. Y no sólo eso, sino que la solución Cryoserver almacena esos datos de forma más económica, como comprobó Martin... "En cuanto a la compra de nuevo hardware, hemos ahorrado dinero porque ya no necesitamos discos duros tan grandes con Cryoserver".

3. Necesidad de buscar en los datos históricos

Una vez que Ultra ha almacenado su correo electrónico, necesita acceder a él rápidamente y a un nivel granular. Para ello, tenían que hacerlo tanto a nivel de administrador como de usuario. "Antes era difícil o imposible acceder a buzones específicos y recuperar datos sin Cryoserver. Para los usuarios que buscaban elementos era un lastre porque Outlook es muy lento en comparación con Cryoserver". "Ya hemos tenido casos en los que hemos necesitado buscar palabras clave extremadamente específicas que simplemente no habrían sido posibles con Outlook o Exchange".

"Hemos sido capaces de ser tan granulares utilizando las funciones avanzadas de búsqueda de Cryoserver que recuperamos los datos que necesitamos con extrema rapidez. Encontrar datos que antes habrían tardado todo el día en recuperarse ahora sólo lleva minutos".

"¡En términos de búsqueda ha ahorrado horas de tiempo a la gente!"