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REINO UNIDO: Retención del correo electrónico empresarial

Los correos electrónicos que su organización envía y recibe están llenos de información valiosa y sensible, desde datos críticos para la empresa hasta acuerdos contractuales e información personal identificable (PII: cualquier dato que pueda utilizarse para identificar a una persona concreta).

Es posible que sus usuarios necesiten consultarla a diario. Alguna correspondencia puede ser esencial para resolver un asunto legal.

Tus correos electrónicos son un registro de quién dijo qué a quién. Así que tienes que mantenerlos a salvo. Pero, ¿durante cuánto tiempo?

Para muchas empresas británicas, la decisión depende de ellas. Sin embargo, las empresas públicas o de determinados sectores deben conservar sus correos electrónicos durante periodos determinados (véase más abajo).

Incluso más allá de la normativa, hay buenas razones para conservar al menos algunos correos electrónicos durante mucho tiempo.

Tomemos, por ejemplo, las relacionadas con los contratos. La legislación británica permite reclamar por el incumplimiento de un contrato hasta seis años después del mismo.

Así que tiene sentido conservar esos correos electrónicos concretos durante seis años.

Normativa antiretención

La normativa del Reino Unido no especifica cuánto tiempo debe conservar los correos electrónicos. Al contrario, la legislación se preocupa más de que su empresa no conserve los datos de correo electrónico demasiado tiempo.

Las leyes pertinentes son:

  • Reglamento general de protección de datos del Reino Unido de 2018 (UK GDPR 2018)
  • Ley de protección de datos de 2018 (DPA 2018)
  • Ley de Libertad de Información de 2000 (FOIA 2000)
  • Ley de Registros Públicos de 1958 (PRA 1958)

El GDPR británico dice que hay que poder justificar por qué se conservan los datos personales. No debes conservarlos por si acaso quieres consultarlos en el futuro.

Si no necesita conocer la identidad de una persona mencionada en un correo electrónico, sus datos deben ser anónimos.

Empresas públicas

Hay una ley federal estadounidense llamada Ley Sarbanes-Oxley (SOX) que afecta a las empresas públicas. También se aplica a las filiales en propiedad absoluta y a las empresas extranjeras que cotizan en bolsa y hacen negocios en Estados Unidos.

Según la SOX, estas empresas deben conservar sus correos electrónicos durante siete años.

Incluso si su empresa no está sujeta actualmente a la SOX, podría tener que cumplir una versión británica de la SOX, que según algunos expertos es inminente.

Industrias concretas

Algunos sectores tienen normas que establecen que los documentos, incluidos los correos electrónicos, deben conservarse durante un periodo de tiempo determinado.

Telecomunicaciones

Según el Reglamento de Conservación de Datos (Directiva CE) de 2009, los proveedores de redes o servicios públicos de comunicaciones electrónicas deben conservar los correos electrónicos durante 12 meses.(Pinsent Masons)

Los abogados deben conservar distintos tipos de documentos durante distintos periodos. Consulte el calendario de la Autoridad de Regulación de Abogados.

Servicios financieros

El periodo de conservación es de siete años para muchos tipos de documentos. Sin embargo, hay bastantes que debe conservar durante periodos más cortos o más largos. Para más información, consulte el Calendario de Retención de la Autoridad de Conducta Financiera.

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