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Luxemburgo: Retención del correo electrónico empresarial
Salvo algunas excepciones, casi todos los tipos de documentos deben conservarse durante 10 años.
Se aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), por lo que no debe conservar información personal identificable, como datos sobre antiguos empleados, más tiempo del absolutamente necesario.
Período de conservación | Tipo de documento/Emails relacionados |
---|---|
10 años |
Documentos contables y financieros (libros mayores, estados financieros, informes de auditoría, cuentas de resultados, etc.) con documentos justificativos y correspondencia relacionada.
Documentos administrativos relacionados con la actividad de la empresa (titularidad de derechos de propiedad intelectual, licencias, permisos y autorizaciones, entre otros) Documentos bancarios (extractos de cuenta, etc.) Documentos de gestión de reclamaciones Acuerdos comerciales y documentos/acuerdos relacionados (por ejemplo, acuerdos de confidencialidad) con clientes, proveedores y subcontratistas. Correspondencia comercial con clientes, proveedores y subcontratistas (correo y correos electrónicos recibidos y copias del correo y correos electrónicos enviados). Arrendamiento comercial Expedientes de litigios comerciales Contratos de trabajo, datos relativos a la identificación, administración y organización Contratos de seguros Información sobre facturación, incluidos los datos de cobro y la reclamación externa (procedimiento judicial) Notificación a la Comisión Nacional de Protección de Datos de una violación o violación de datos Pagos a proveedores Nóminas Documentos de nómina relativos a impuestos, seguridad social, horas extraordinarias, bonificaciones, gastos, ventajas en especie Documentos relacionados con los socios (proveedores, subcontratistas, procesadores de datos) Declaraciones fiscales y documentación de políticas de precios entre grupos Registro del IVA para la entrega o adquisición de bienes o servicios dentro de la UE, documentos de importación/exportación relacionados con el IVA |
5 años |
Documentos relativos a las bajas por enfermedad y maternidad de los trabajadores (conservar 5 años a partir del final del año en que se abonaron las cotizaciones)
Documentos corporativos como el registro de accionistas, las actas del consejo de administración, del comité y de las juntas de accionistas |
3 años | Solicitud de información a la Comisión Nacional de Protección de Datos |
Fuentes: Armaedfoundation.org dsm.legal
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