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Luxemburgo: Retención del correo electrónico empresarial

Salvo algunas excepciones, casi todos los tipos de documentos deben conservarse durante 10 años.

Se aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), por lo que no debe conservar información personal identificable, como datos sobre antiguos empleados, más tiempo del absolutamente necesario.

Período de conservación Tipo de documento/Emails relacionados
10 años Documentos contables y financieros (libros mayores, estados financieros, informes de auditoría, cuentas de resultados, etc.) con documentos justificativos y correspondencia relacionada.

Documentos administrativos relacionados con la actividad de la empresa (titularidad de derechos de propiedad intelectual, licencias, permisos y autorizaciones, entre otros)

Documentos bancarios (extractos de cuenta, etc.)

Documentos de gestión de reclamaciones

Acuerdos comerciales y documentos/acuerdos relacionados (por ejemplo, acuerdos de confidencialidad) con clientes, proveedores y subcontratistas.

Correspondencia comercial con clientes, proveedores y subcontratistas (correo y correos electrónicos recibidos y copias del correo y correos electrónicos enviados).

Arrendamiento comercial

Expedientes de litigios comerciales

Contratos de trabajo, datos relativos a la identificación, administración y organización

Contratos de seguros

Información sobre facturación, incluidos los datos de cobro y la reclamación externa (procedimiento judicial)

Notificación a la Comisión Nacional de Protección de Datos de una violación o violación de datos

Pagos a proveedores

Nóminas

Documentos de nómina relativos a impuestos, seguridad social, horas extraordinarias, bonificaciones, gastos, ventajas en especie

Documentos relacionados con los socios (proveedores, subcontratistas, procesadores de datos)

Declaraciones fiscales y documentación de políticas de precios entre grupos

Registro del IVA para la entrega o adquisición de bienes o servicios dentro de la UE, documentos de importación/exportación relacionados con el IVA
5 años Documentos relativos a las bajas por enfermedad y maternidad de los trabajadores (conservar 5 años a partir del final del año en que se abonaron las cotizaciones)

Documentos corporativos como el registro de accionistas, las actas del consejo de administración, del comité y de las juntas de accionistas
3 años Solicitud de información a la Comisión Nacional de Protección de Datos

Fuentes: Armaedfoundation.org dsm.legal

Retención

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