Software de cumplimiento del correo electrónico que cumple cualquier norma
El cumplimiento de la normativa en materia de correo electrónico requiere un software de retención de correo electrónico que esté diseñado teniendo en cuenta el cumplimiento de la normativa. Para cumplir con la normativa, los correos electrónicos deben conservarse, clasificarse de acuerdo con la normativa y los datos deben ser fácilmente recuperables para su restauración o eliminación de acuerdo con las solicitudes legales.
Retención del correo electrónico
¿Cuál es su política de retención del correo electrónico?
No faltan normas en lo que respecta a las comunicaciones y el almacenamiento de datos, desde el tiempo que su empresa debe conservar los correos electrónicos hasta el tiempo que debe almacenar la información de los empleados. Sea cual sea su sector, es probable que tenga que enfrentarse a una legislación que se solapa con lo que puede y no puede guardar, cómo debe guardarlo y durante cuánto tiempo debe hacerlo. Las soluciones de archivo de correo electrónico de Cryoserver garantizan que sus datos se ajusten a la legislación.
Seguridad
¿Cómo puede ayudar Cryoserver?
Nuestra solución de archivado de correo electrónico ofrece una copia de seguridad segura, inviolable, encriptada y fiable en caso de que tenga algún problema de pérdida de datos o sufra un desafortunado ciberataque con su servidor de correo de Microsoft/Office 365 o local.
Las soluciones de archivado de Cryoserver mantienen todo el correo electrónico y los archivos adjuntos seguros, protegiendo y controlando el acceso a los datos. Y lo que es más importante, si las políticas como el GDPR le exigen que elimine la PII (información personal identificable) que tiene sobre un individuo, Cryoserver es justo lo que necesita. Le permitirá encontrar y eliminar todos los datos de su correo electrónico y archivos adjuntos con la ayuda de resultados de búsqueda detallados. Además, tendrá la prueba auditada de que ha cumplido con el requisito.
Recuperación y copia de seguridad
Simplifique su TI, asegure la protección de los datos y minimice el tiempo de inactividad cuando implemente el software de cumplimiento de archivo de correo electrónico de Cryoserver. Tanto si su empresa depende de un entorno híbrido, de Microsoft/Office 365 o de un servidor in situ, ofrecemos una solución de cumplimiento del correo electrónico basada en la nube que aprovecha los datos archivados para agilizar la recuperación, disminuir los costes e impulsar la continuidad del negocio.
Soluciones de almacenamiento de correo electrónico
Con el aumento del número de correos electrónicos que se envían y reciben cada día, las empresas se enfrentan a la carga de almacenar el correo electrónico y otros datos no estructurados en las instalaciones. Desde los volúmenes hasta el coste, el impacto del crecimiento acelerado del correo electrónico se hace sentir. Simplifique la gestión de los datos, satisfaga la demanda de disponibilidad del correo electrónico y reduzca el espacio de almacenamiento con el software de cumplimiento del correo electrónico de Cryoserver.
Migración simplificada
Para muchas empresas, pasar a la nube es una prioridad. Simplifique su migración desde su actual servidor de correo in situ y asegúrese de que su archivo de Microsoft/Office 365 es compatible con Cryoserver. Los usuarios de Microsoft/Office 365 emplean Cryoserver para complementar el servicio y crear una solución de archivado de correo electrónico más potente para su empresa, superando una serie de desventajas del archivado de Microsoft/Office 365.
Privacidad
Privacidad por diseño
Cuando desarrollamos Cryoserver, las consideraciones clave fueron la privacidad y los derechos de los usuarios finales. Esta es nuestra filosofía "Privacy by design", que está en el centro de la solución. Permite mejorar las opciones de privacidad para las organizaciones y los empleados individuales. Permite el acceso a los correos electrónicos archivados en función de las funciones, los registros de auditoría a todos los niveles y la conservación de los registros de auditoría, todo ello supervisado por los empleados que usted asigne como custodios de sus archivos o lo que llamamos "Guardianes de datos". La naturaleza inalterable de Cryoserver crea un depósito de pruebas, que es admisible en los tribunales. Además, cumple con el GDPR y protege los derechos humanos de sus empleados.
Descargue la hoja de datos de conformidad de Cryoserver
La hoja de resumen es una breve reseña de lo que aporta el cumplimiento de Cryoserver como archivo.
Si tiene alguna duda, póngase en contacto con nosotros.
GDPR
¿Cómo cumple Cryoserver con el GDPR?
El Reglamento General de Protección de Datos de la UE cambió la forma en que las empresas de todo el mundo almacenan y manejan la información de identificación personal (PII). En Cryoserver, hemos realizado algunas mejoras en nuestra solución para asegurarnos de que cumple plenamente con esta legislación, lo que también garantiza el cumplimiento de nuestros clientes cuando se trata de sus datos de correo electrónico.
El derecho al olvido
El GDPR establece que si un sujeto desea ser "olvidado" por una organización, tiene derecho a que esta elimine todos los datos que tenga sobre él. Las funcionalidades de búsqueda superrápida y de borrado auditado de Cryoserver garantizan que los datos se puedan encontrar rápidamente y que se conserve un registro de su borrado para demostrar al sujeto que su solicitud se ha llevado a cabo.
SAR y FOI
Los interesados siempre han podido solicitar una copia de todos los datos que tiene una organización sobre ellos a través de una solicitud de acceso del sujeto, o una solicitud de libertad de información en el sector público. El GDPR ha facilitado esta tarea a los interesados, y Cryoserver lleva más de 15 años ayudando a las empresas públicas y privadas a satisfacer estas solicitudes.
Preguntas frecuentes
¿Afecta el filtrado del spam antes de Cryoserver a la conformidad?
Si se utiliza un sistema que filtra el correo electrónico e impide o desvía el paso de los correos que considera spam/virus, entonces resulta difícil para una empresa que se enfrenta a un litigio demostrar que tiene un registro completo y forense. El enfoque más puramente "forense" es configurar Cryoserver para capturar el SMTP en bruto cuando entra en las instalaciones ANTES de que llegue a su servidor de correo. Sin embargo, la mayoría de los clientes sopesan el equilibrio entre el cumplimiento forense absoluto y las avalanchas de spam y deciden filtrar el spam/los virus antes de que lleguen al servidor de correo y a Cryoserver.
Si una organización ha externalizado todo el correo electrónico, ¿afecta esto al cumplimiento de la normativa?
No, pero depende de las normas de su subcontratista. Tiene que ser capaz de demostrar a un regulador o a un tribunal que tiene políticas de datos adecuadas que aplica a los datos de los clientes. También hay que señalar que la empresa sigue siendo plenamente responsable de cualquier error u omisión por parte del subcontratista; la responsabilidad es de la empresa para garantizar que el subcontratista gestiona los datos de forma conforme.
¿Mantener los datos durante más tiempo que los periodos de conservación obligatorios tiene implicaciones legales o cualquier otra exposición?
Los periodos de conservación obligatorios son casi siempre "periodos mínimos de conservación recomendados" y, por tanto, no se define un "punto de eliminación": se puede conservar todo el tiempo que se quiera. Las excepciones son la Ley de Protección de Datos de 1998, en la que el "Principio 5" dice que los datos personales no pueden conservarse "más tiempo del necesario", pero no define cuál puede ser ese tiempo. Por tanto, las empresas deben decidir por sí mismas, en el marco de un procedimiento formal, cuál debe ser su periodo de conservación para los distintos tipos de datos personales.
¿Cómo se demuestra la integridad de un correo electrónico?
Cryoserver está configurado para garantizar la captura de todos y cada uno de los correos electrónicos enviados o recibidos por una empresa (incluido el correo electrónico interno). A medida que cada mensaje llega a Cryoserver se toma una huella digital de todo el mensaje que se graba con el mensaje en un formato cifrado y comprimido. Si se recupera un mensaje de Cryoserver, se vuelve a calcular su huella digital (después de descomprimirlo y desencriptarlo) y se compara con la huella digital registrada cuando se recibió el mensaje. De este modo, es posible demostrar que el contenido de un mensaje no ha sido manipulado de ninguna manera desde su recepción.
¿Qué cumplimiento tiene Cryoserver?
El enfoque completo de Cryoserver en el archivado del correo electrónico le proporciona una solución única y flexible que ahorra tiempo en el eDiscovery, da tranquilidad a los responsables del cumplimiento de la normativa y facilita la vida del help desk.