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Países Bajos: Retención del correo electrónico empresarial
El tiempo que las empresas necesitan conservar la mayoría de los documentos oscila entre cuatro semanas y permanentemente.
Preste especial atención a los registros y datos de los empleados, ya que existen varios periodos de conservación para los distintos tipos de éstos.
Se aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), por lo que no debe conservar información personal identificable más tiempo del absolutamente necesario.
| Período de conservación | Tipo de documento/Emails relacionados |
|---|---|
| Permanentemente | Estados financieros |
| 10 años | Datos relacionados con bienes inmuebles Si presta servicios electrónicos, de radiodifusión o de telecomunicaciones y opera con arreglo al régimen de Mini Ventanilla Única (MOSS), debe conservar los datos durante 10 años. |
| 7 años |
- Agendas y libros de citas
- Extractos bancarios - Administración de caja (también borradores) y recibos - Correspondencia - Contratos, convenios y otros acuerdos - Cuentas de crédito y débito - Contabilidad general - Cálculos provisionales realizados - Facturas recibidas y copias de facturas enviadas - Cuentas de nóminas, incluyendo - administración de salarios - registros fiscales y de seguridad social - salarios devengados - seguridad social retenida - retenciones salariales - nóminas - compensación de horas extraordinarias - primas, gastos - Registros de compras y ventas - Archivos informáticos y de datos - Registros de existencias Puede acordar con la Administración de Impuestos y Aduanas neerlandesa la conservación de otros registros durante periodos más cortos |
| 5 años | Documentos sociales relativos a los trabajadores, incluidos datos en los que se basa un despido, o datos relacionados con el pago de salarios: consérvelos durante al menos cinco años tras la finalización del contrato de trabajo |
| 3 años | Documentos justificativos de sus libros contables y que no impliquen a terceros (conserve copias u originales). |
| 2 años como máximo |
Los siguientes son documentos relativos a los empleados. El RGPD establece que los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario para los fines para los que fueron recogidos o para los que se traten posteriormente. La protección de datos neerlandesa dice que no se conserven más de dos años:
- Contrato de trabajo, documentos de incorporación, como la recopilación de datos personales, e información sobre cuentas bancarias (2 años después de finalizar la relación laboral). - Informes sobre reuniones de evaluación del rendimiento, entrevistas de evaluación y asesoramiento profesional. - Registros administrativos de ausencias (2 años tras la finalización de la relación laboral, más tiempo en litigios sobre prestaciones laborales o de enfermedad) - Expedientes de rehabilitación (2 años después de finalizar la rehabilitación) - Documentos relacionados con el régimen de pensiones |
| 4 semanas | Datos relativos a solicitantes de empleo rechazados, incluidas cartas de solicitud, currículos, referencias, certificados de buena conducta, notas de entrevistas, evaluaciones y resultados de pruebas. Pueden conservarse hasta un año con el consentimiento del interesado. |
Fuentes: business.gov.nl houseofcompanies.io skslegal.pl cms.law
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