Historia de un cliente del Ayuntamiento de Guildford

El Ayuntamiento de Guildford es uno de los usuarios más antiguos de Cryoserver. Han seguido el desarrollo de Cryoserver a lo largo de los años y la introducción de las funciones de archivado de correo electrónico que ahora son algunos de nuestros mayores beneficios.

Hablamos con Vincenzo Ardilio:

¿Cómo utiliza su organización Cryoserver?

Lo utilizamos mucho. Lo utilizamos cuando tenemos solicitudes de acceso del sujeto (SAR) o de libertad de información (FOI), cuando queremos descubrir si realmente tenemos información en el correo electrónico o no. Por el momento no tenemos un sistema sofisticado de gestión de registros, así que Cryoserver nos ayuda a realizar búsquedas de forma rápida y segura.
 

Nuestros auditores estaban preocupados por las medidas que tomábamos antes, ya que si alguna vez tenían que llevar a cabo una investigación, no había ningún rastro de auditoría que explicara las circunstancias de la misma. A partir de ahí, queríamos buscar algo que protegiera a los auditores, que explicara sus razones específicas para entrar, y que garantizara al personal que no se entraba a husmear en sus correos electrónicos.

Ha estado absolutamente a la altura de esas expectativas.

¿Cómo se utiliza Cryoserver?

Hemos ido reduciendo paulatinamente el periodo de retención de nuestro correo electrónico, y tenemos la intención de bajar aún más para reducir el volumen de información que buscamos. Lo utilizamos para buscar y recuperar información en el día a día, así como para la pista de auditoría del acceso de terceros.

¿Qué es lo que más le gusta de Cryoserver?

La búsqueda es el gran punto fuerte de Cryoserver. En este sentido, la búsqueda y la recuperación abarcan tanto la pista de auditoría como la búsqueda. Si se preguntara a cualquier miembro del personal que utiliza Cryoserver, lo más útil sería la búsqueda dentro de su propio correo electrónico.

¿Recomendarías Cryoserver?

Sí, lo haría. Lo hemos hecho antes, muy a menudo. Todos sabemos que uno piensa "ya me ocupé de eso hace un año" y, cuando se trata de conseguir rápidamente un correo electrónico, Cryoserver es una forma muy fácil de llegar a él. Utilizando la búsqueda detallada, Cryoserver facilita la búsqueda de esa instancia rápidamente.