Historia de un socio de servicios gestionados de TI
Phil Taylor es director general del socio de Cryoserver IT Managed Services Limited (ITM), con sede en Skelmersdale, Lancashire, Inglaterra. Fundada en 2007, ITM es un servicio de asistencia remota subcontratado para pequeñas y medianas empresas. Desde sus inicios se ha centrado en los sistemas basados en la nube. Phil dice: "Vimos que alojar los sistemas en centros de datos, en lugar de en las instalaciones, era una característica importante para el futuro". Los clientes de ITM no son técnicos; son empresarios que confían en el equipo de Phil para que sea su departamento de TI. La fabricación de tarjetas inteligentes, la gestión de residuos, el transporte y la abogacía son sólo algunos ejemplos de los tipos de empresas que dirigen. Aunque la mayoría tienen entre 10 y 25 empleados, fue un cliente mucho más grande el que llevó a ITM a asociarse con Cryoserver.
Un cliente aprende por las malas
Esta empresa acudió a ITM hace unos ocho años, desesperada por obtener ayuda. Era una empresa de construcción de unos 600 empleados. Su problema nos recuerda lo valiosos que pueden ser los correos electrónicos antiguos y lo importante que es archivarlos de forma segura.
El gestor de contratos de la empresa había acordado extras a un contrato con un cliente que ascendían a cientos de miles de libras. Cuando llegaron a facturar a su cliente varios meses después, al finalizar el contrato, el cliente dijo que no sabía nada de los "extras del contrato" y pidió pruebas. El problema era que el responsable del contrato había dejado la empresa constructora y había vaciado su buzón, que contenía las pruebas. A pesar de los intentos de ITM por recuperar los correos electrónicos, como no había ninguna solución de archivo seguro, los correos se perdieron para siempre, junto con una cantidad sustancial de dinero que se debía a la empresa constructora.
Naturalmente, la empresa quería evitar que se repitiera esa pérdida de datos. Así que contrataron a ITM para encontrar una solución.
El reto de archivar el correo electrónico de Phil
"Estudiamos varias soluciones de la competencia", dice Phil. ITM y el cliente decidieron que necesitaban un archivo de correo electrónico que fuera:
- rentable
- fácil de aplicar
- de fácil acceso
- bajo mantenimiento.
Además, el repositorio de correo electrónico tenía que ser probatorio, es decir, capaz de conservar datos que pudieran servir de prueba en los tribunales.
Por qué eligieron Cryoserver
De todas las soluciones que ITM examinó, incluidas Barracuda y MailStore, una de ellas cumplía todos sus requisitos: Cryoserver.
"Organizamos una demostración con [la empresa constructora]", dice Phil. "Les mostramos lo sencillo y fácil que era. Les mostramos lo rentable que era la incorporación [y el servicio continuo]: Cryoserver era, con diferencia, la solución más rentable. Fue una decisión fácil, francamente, y dijeron que sí".
A él y a su cliente les gustó cómo nuestra solución "se queda ahí y hace su trabajo, día tras día". También les gustó que cada empleado pudiera recuperar sus propios correos electrónicos antiguos, mientras que las personas con autoridad, a las que llamamos guardianes de datos, podían acceder a todo el archivo, buscar, imprimir y producir copias.
Así, ITM se convirtió en nuestro socio y la empresa constructora en cliente de Cryoserver. Desde entonces, muchos otros clientes de ITM han adoptado nuestra solución de archivo de correo electrónico.
"Sus comentarios han sido muy positivos", dice Phil. "Una vez que lo tienen y empiezan a utilizarlo, se preguntan cómo han podido arreglárselas sin él".
Archivo de correo electrónico de gran valor
Estas pequeñas empresas se benefician de las mismas ventajas que las organizaciones con miles de empleados obtienen de Cryoserver. Y con un coste mínimo. Una empresa de 10 personas paga aproximadamente 3 libras por usuario al mes. Esto supone un total de unos 30 euros al mes por una solución de archivo de correo electrónico de primera clase, un precio pequeño para proteger datos valiosos, posiblemente incluso críticos para la empresa, algunos de los cuales pueden ser necesarios para resolver un desacuerdo como el del primer cliente de Phil de Cryoserver, o para defenderse de una reclamación vejatoria.
Los propios empleados de ITM utilizan Cryoserver. "Nos parece maravilloso", dice Phil. Él y sus colegas lo encuentran rápido y fácil de usar cuando buscan correos electrónicos o cualquier adjunto de correo electrónico en su archivo. Comparando nuestra herramienta de búsqueda con Google, dice que encuentras lo que quieres de un almacén enorme en segundos. Además, nuestra solución permite a ITM mantener sólo un año de correos electrónicos en Outlook; después de un año, los correos electrónicos allí se eliminan automáticamente, mientras que las copias archivadas permanecen en Cryoserver.
A lo largo de los años, los clientes de Phil han necesitado ocasionalmente nuestro apoyo. Cita actualizaciones y fallos de hardware -que, se apresura a añadir, no fueron culpa de Cryoserver- en los que el cliente necesita ayuda para que nuestra solución vuelva a estar en línea y actualizada. Dice que, en todos estos casos, nuestro equipo de soporte "fue absolutamente brillante. Son personas con muchos conocimientos y muy agradables. Hacen las cosas en el momento adecuado y de la manera correcta".
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Si desea ver cómo nuestra solución de archivo de correo electrónico puede ayudar a su empresa o a la de sus clientes, reserve una demostración aquí, envíenos un correo electrónico o llámenos al 0800 280 0525.
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