Historia de un cliente de FSB
La Federación de Pequeñas Empresas (FSB) es un cliente de Cryoserver desde hace tiempo que quería gestionar mejor su creciente correo electrónico.
FSB tiene un archivo con correo que se remonta a finales de los años 90, y ha experimentado un aumento del tráfico de correo electrónico, lo que ha provocado la demanda de mayores cuotas. Después de trabajar con Cryoserver, FSB ha reducido en un 65% el almacenamiento de sus almacenes de correo.
Problemas y soluciones del archivado del correo electrónico
1. Gestionar las crecientes bases de datos de correo electrónico:
Antes de su implementación, FSB veía cómo su servidor de correo se llenaba de información, por lo que se volvía lento y no respondía. Por mucho que FSB pusiera en marcha medidas para frenar el crecimiento de su almacén de correo, éste crecía y volvían a surgir los problemas. Sabían que necesitaban una solución a largo plazo.
"Lo más importante para nosotros ha sido la reducción del tamaño de la base de datos, empezamos con unos 850gig y esperamos estar en unos 250gig. Eso es un éxito, cuando actualicemos Exchange recuperaremos ese espacio. Es una reducción significativa, eso es seguro, estamos muy satisfechos".
"En el pasado hemos intentado gestionar el crecimiento de la base de datos mediante políticas de retención y cosas por el estilo y, por supuesto, es doloroso para los usuarios, a la gente no le gustan las políticas de retención y, por supuesto, llegas al límite y la gente empieza a querer más. Ahora, con el proceso de stubbing y las políticas de retención y cosas así, el único crecimiento real que veremos será el de los usuarios, bueno desde el punto de vista del futuro y del ahorro".
"Adelgazar la base de datos aporta beneficios, pero también nos permite hacer estas otras cosas". Otros beneficios surgen gracias a la mayor facilidad que aporta una base de datos más pequeña. Por ejemplo, FSB encontró que la gestión del correo electrónico y, en particular, la migración, era mucho más fácil al reducir el tamaño de sus almacenes de correo en exchange.
2. La tecnología de la información se enfrenta a continuas demandas de aumento de las cuotas de los buzones de correo:
"El siguiente paso lógico para gestionar el creciente correo electrónico era poner límites a los buzones de los usuarios. Esto creaba problemas y quitaba un tiempo valioso tanto a los usuarios como a los informáticos".
"La forma en que lo hemos hecho hasta ahora es con las cuotas... eso irrita mucho a los usuarios y nos genera tráfico, porque cuando los usuarios se acercan a su cuota nos mandan mensajes y piden que se les aumente la cuota. Sabemos que lo piden entonces y un año después lo vuelven a pedir. Las cuotas ponen un freno, pero no resuelven el problema. "...estamos utilizando el módulo de stubbing, estamos trabajando hacia atrás en el tiempo desde los anexos más antiguos de
hasta los anexos de hace 2 o 3 meses. Estamos haciendo eso en el goteo para que la gente se acostumbre a ver sus archivos adjuntos como enlaces en lugar de simples archivos adjuntos. Sólo con eso se reduce el tamaño de la base de datos hasta el punto de que ya no necesitamos imponer cuotas de buzón".
3. Tratar con tiendas de correo que se remontan a los años 90:
FSB tenía una gran cantidad de correos electrónicos que se remontaban a los años 90. El almacenamiento de los mismos causaba problemas tanto a los departamentos financieros como a los informáticos, sobre todo a la hora de recuperarlos.
"Llevo aquí 6 años y medio, el software de archivo de correo electrónico anterior ya estaba instalado cuando me incorporé. Hemos encontrado correos electrónicos archivados desde finales de los 90. También había mucho tráfico de principios de los 2000". Cryoserver les ayudó a almacenar los datos del correo electrónico de forma más económica y a localizar la información de
en ese almacén con mayor rapidez en el futuro. "No hay que olvidar que ese ahorro no es sólo una vez, ya que tenemos 7 copias de esa base de datos
, por lo que ese ahorro se multiplica cuando se incluyen las copias de seguridad y las copias de seguridad de las copias de seguridad. Ahorramos 7 veces la reducción inicial".
El correo electrónico está creciendo y seguirá haciéndolo en el futuro inmediato. Por lo tanto, encontrar una herramienta de gestión de correo electrónico escalable para hacer frente a esto y permitir que sus empresas funcionen mejor con grandes cantidades de almacenes de datos es cada vez más importante. Cryoserver es una solución avanzada para este problema, que puede ahorrarle un tiempo y un dinero valiosos haciendo que su correo electrónico funcione mejor para usted, como lo ha hecho para FSB.
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