Historia de un cliente del Consejo de North Warwickshire

El Ayuntamiento de North Warwickshire compró originalmente Cryoserver como una herramienta de archivo de correo electrónico para ayudar a gestionar las solicitudes de Libertad de Información (FOI). Hoy en día, el consejo ha visto cómo Cryoserver se ha convertido en una herramienta diaria extremadamente popular, utilizada por todo el consejo; más de 300 personas.

Problemas y soluciones del archivado del correo electrónico

1. Las solicitudes de libertad de información y las búsquedas estaban tardando demasiado.

El departamento de TI de North Warwickshire se había visto obligado a atender estas solicitudes con demasiada frecuencia. Estas solicitudes venían acompañadas de estrictas presiones de tiempo, que Gary y su departamento querían limitar.

Cryoserver respondía perfectamente a las necesidades de North Warwickshire. "Nos hemos dado cuenta de que utilizamos mucho Cryoserver para regular al personal que utiliza el sistema de correo electrónico, por ejemplo, si alguien envía un correo electrónico a nuestro centro de contacto para presentar una queja. Lo mejor es que si Cryoserver no tiene constancia de ello, se puede afirmar categóricamente que no ha ocurrido. Podemos sentirnos 100% seguros de que lo que ocurrió en Cryoserver es exactamente lo que ocurrió. Nuestro uso de Cryoserver ha pasado de ser una herramienta oficial de FOI a una herramienta más cotidiana que tiene pruebas y evidencias de las acciones de la empresa".

2. Sistema de correo electrónico impreciso, lento y difícil de buscar

El ayuntamiento y sus usuarios no podían estar seguros de la información que encontraban y estaban decepcionados con la rapidez del proceso. Los correos electrónicos perdidos causaban problemas a todos los usuarios del ayuntamiento, fuera cual fuera su función.

Cryoserver les proporcionó una forma de evitar que los empleados tuvieran que perder el tiempo clasificando y luego buscando en las carpetas manualmente, implementando una solución Cryoserver en su infraestructura de TI: "La gran ventaja para mí, y para muchos otros empleados, es que ya no tienes que preocuparte de qué correos electrónicos conservas y cuáles descartas. Así que ahora tengo carpetas en las que guardo los correos importantes, en teoría ahora podría borrarlos y seguir sabiendo que tengo acceso a ellos".

Desde la compra de Cryoserver, North Warwickshire ha encontrado una serie de funcionalidades útiles que han cambiado sus hábitos diarios para mejor: "Si no eres la persona más organizada, tener Cryoserver te ayuda a saber que puedes acceder a los datos rápidamente sin importar dónde los pongas. Recomendaría Cryoserver, es un software que marcamos como algo que realmente queríamos conservar".

Cryoserver ha pasado de ser una herramienta específica de búsqueda y recuperación a formar parte del día a día de muchos de los usuarios de la organización. Cryoserver permite al ayuntamiento realizar rápidamente la FOI y el eDiscovery con un acceso totalmente auditado, y proporciona ganancias de productividad añadidas para la organización en su conjunto.