Historia de un cliente de Intapeople
De los PST a un archivo adecuado: por qué una empresa de contratación nos eligió
Rob Samuel necesitaba una forma completa y segura de archivar los correos electrónicos de su empresa. Durante los últimos años, el director de TI de una empresa de contratación con sede en Cardiff había realizado copias de seguridad de Exchange 2013 con un producto basado en EVault y había almacenado los correos electrónicos en archivos PST locales. Sabía que los archivos PST podían corromperse fácilmente y ser difíciles de buscar, por lo que no eran buenos para archivar.
Además, se había enterado de que las soluciones de copia de seguridad (por ejemplo, Datto) no impedían que los usuarios borraran los correos electrónicos entre las ventanas de copia de seguridad, lo que significaba que algunos correos no se guardaban en absoluto.
Archivo de correo electrónico frente a copias de seguridad
Rob dice: "Queríamos un cinturón de seguridad: cada mensaje capturado y registrado". Si surgía alguna disputa o algún problema, y la dirección necesitaba consultar los correos electrónicos antiguos, no quería que hubiera ningún "riesgo de que los mensajes se perdieran o se borraran".
Incluso cuando la empresa migró de su Exchange in situ a Office 365, pudo comprobar que la función de archivo de la plataforma seguiría sin ser suficiente. Aunque Office 365 tenía muchas virtudes, no cumplía con normativas como el GDPR. Además, no impedía a los usuarios alterar los correos electrónicos y Microsoft no aceptaba la responsabilidad de los datos de su empresa. Decidió que lo que necesitaba era un repositorio central para todos los correos electrónicos: una solución de archivado independiente, basada en la nube y que cumpliera con la normativa.
Además, como de vez en cuando tenía que buscar datos de clientes o información sobre un candidato concreto contenida en correos electrónicos antiguos, quería una solución que pudiera encontrar los datos relevantes rápidamente.
Elegir Cryoserver en lugar de Barracuda
El proveedor de soluciones de copia de seguridad/recuperación de servidores de Rob le recomendó Cryoserver. Además de nosotros, Rob examinó a Barracuda* y a uno o dos proveedores más. Entonces, ¿por qué él y su empleador eligieron nuestra solución?
"Cryoserver tenía el mejor equilibrio entre funcionalidad, facilidad de uso y coste. [El personal de Cryoserver] estaba bien informado y era útil. Otros intentaban que les transfiriéramos nuestro filtrado de seguridad del correo electrónico [así como nuestro archivado] y que contratáramos licencias con ellos."
Así que, en 2017, la empresa de contratación nos eligió para archivar sus correos electrónicos.
"El cambio a Cryoserver fue realmente bueno", dice Rob. "Hicimos un enfoque por etapas, con una ingesta inicial de todos los buzones de correo de nuestro Exchange in situ a Cryoserver [para asegurarnos de que todo estaba respaldado y registrado]. Lo hice yo mismo con la ayuda de los chicos de Cryoserver. En ese momento, no había hecho mucha configuración con Exchange [o trabajado con] las reglas de transporte o el registro en el diario, pero fue muy fácil de configurar y gestionar".
Mejora de Microsoft 365
Dice que no cambiaría nada de Cryoserver. "Es fiable. Se vincula bien con Microsoft 365. Te permite ir tan básico o tan avanzado como quieras con las búsquedas".
Rob realiza la mayor parte de las búsquedas, "remontándose a tres, cinco e incluso diez años en algunos casos", y considera que Cryoserver es "muy rápido y eficaz". También le gusta el hecho de que todo esté totalmente auditado. "Puedo mirar hacia atrás y ver qué búsquedas se han realizado anteriormente. Todo está ahí. Cuando hago exportaciones y tengo que buscar entre montones y montones de datos, es muy rápido".
Apoyo útil
Hasta ahora, Rob nos ha pedido ayuda con dos búsquedas avanzadas. "Cada vez que me he puesto en contacto con los chicos de soporte, me han ayudado mucho y me han informado, y no me han remitido a cuatro o cinco departamentos diferentes. Han sido muy receptivos".
Dice que Cryoserver "ha ido más allá" de sus expectativas. Ha demostrado tener mucho más valor que una simple herramienta de copia de seguridad en tiempo real, sobre todo a la hora de buscar solicitudes de GDPR".
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