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Retención de correo electrónico
Salvo algunas excepciones, casi todos los tipos de documentos deben conservarse durante 10 años.
Salvo algunas excepciones, casi todos los tipos de documentos deben conservarse durante 10 años.
Se aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), por lo que no debe conservar información personal identificable, como datos sobre antiguos empleados, más tiempo del absolutamente necesario.
| Período de conservación | Tipo de documento/Emails relacionados |
|---|---|
| 10 años | Documentos contables y financieros (libros mayores, estados financieros, informes de auditoría, cuentas de pérdidas y ganancias, etc.) con documentos justificativos y correspondencia relacionada Documentos administrativos relativos a la actividad comercial de la empresa (titularidad de derechos de propiedad intelectual, licencias, permisos y autorizaciones, entre otros) Documentos bancarios (extractos de cuenta, etc.) Documentos de gestión de reclamaciones Acuerdos comerciales y documentos/acuerdos relacionados (p. ej. acuerdos de confidencialidad) con clientes, proveedores y subcontratistas Correspondencia comercial con clientes, proveedores, subcontratistas (correo y correos electrónicos recibidos y copias del correo y correos electrónicos enviados) Arrendamiento comercial Expedientes de litigios comerciales Contratos de trabajo, datos relacionados con la identificación, administración y organización Contratos de seguros Información de facturación, incluidos datos de cobro de pagos y reclamaciones externas (procedimiento judicial) Notificación a la Comisión Nacional de Protección de Datos de una violación o violación de datos Pagos a proveedores Nóminas Documentos de nómina relativos a impuestos, seguridad social, horas extraordinarias, primas, gastos, ventajas en especie Documentos relacionados con socios (proveedores, subcontratistas, procesadores de datos) Declaraciones fiscales y documentación para políticas de precios entre grupos Registro de IVA para la entrega o adquisición de bienes o servicios dentro de la UE, documentos de importación/exportación relacionados con el IVA |
| 5 años | Documentos relativos a las bajas por enfermedad y maternidad de los empleados (conservar 5 años a partir del final del año en que se pagaron las cotizaciones) Documentos de la empresa, como el registro de accionistas, las actas del consejo de administración, de los comités y de las juntas de accionistas. |
| 3 años | Solicitud de información a la Comisión Nacional de Protección de Datos |
Fuentes: Armaedfoundation.org dsm.legal