Alemania Correo electrónico comercial
Retención
La normativa alemana es clara y precisa sobre la mayoría de los documentos comerciales, pero no es específica sobre los registros de personal (aparte de los relativos a impuestos, véase la tabla siguiente). Así que, para la información relacionada con los empleados, siga el GDPR y almacene los datos personales el menor tiempo posible.
La normativa alemana es clara y precisa sobre la mayoría de los documentos comerciales, pero no es específica sobre los registros de personal (aparte de los relativos a impuestos, véase la tabla siguiente). Así que, para la información relacionada con los empleados, siga el GDPR y almacene los datos personales el menor tiempo posible.
Para otros documentos comerciales, incluidos los correos electrónicos, se aplican las siguientes leyes fiscales y comerciales:
- GoBD, acrónimo de un largo nombre alemán, que se traduce como "principios básicos sobre la correcta llevanza y conservación de libros, registros y documentos financieros en formato electrónico, así como sobre el acceso a los datos".
- AO (Código Fiscal alemán)
- HGB, o Handelsgesetzbuch, Código de Comercio alemán
Estas leyes separan la mayoría de los documentos empresariales en dos grupos: uno debe conservarse durante seis años y el otro durante diez. La tabla siguiente ofrece una lista detallada de todos los tipos de documentos y correos electrónicos relacionados con estos periodos de conservación de 10 y 6 años.
| Período de conservación | Tipo de documento/Emails relacionados |
|---|---|
| 10 años Conserve los tipos de documentos/correos electrónicos descritos a la derecha durante al menos 10 años. | Briefly: trading books, inventories, opening balance sheets, financial statements, and everything needed for understanding them, plus tax-related documents (e.g. accounting receipts) Access regulations for EDP bookkeeping • Accounting documents, records and statements • Accounts receivable list (if balance sheet documents) • Annual financial statements with explanations • Appendix to the annual financial statements (Section 264 HGB) • Applications for employee savings allowance • Audit reports from the auditor Balance sheets (including opening balance sheet) • Bank guarantees after the end of the contract • Block diagrams, as far as procedural documentation • Business reports • Business letters as booking vouchers such as invoices and credit notes Calculations and calculation documents, if relevant under commercial or tax law, e.g. for inventory valuation • Capital-forming benefits, if accounting documents • Cash books / sheets • Cash-on-delivery documents • Cash reports • Changes in electronic bookkeeping • Chart of accounts and changes to the chart of accounts • Cheque and bill of exchange documents, as accounting records • Commercial register excerpts, certified or if necessary in your own interest • Company accounting sheets with receipts as a basis for evaluation • Consolidated financial statements (section 290 HGB) • Contracts, insofar as they are of importance under commercial and tax law and if accounting documents • Contribution statements for social security contributions (booking receipts) • Credits in the sense of "reverse invoices" • Customs documents Damage documents, if balance sheet documents • Data sets, their description and structure • Data protection rules • Deposit statements (if not inventories) • Delivery notes (proof of receipt, connected with an invoice) • Document formats • Donation receipts, if booking documents Employee insurance (booking receipts) • Entertainment expenses (documents) • Error messages, error correction instructions for EDP bookkeeping, if booking documents • Evaluation documents • Export documents Field service invoices (booking vouchers bank receipts) • File notes: balance sheet documents or accounting documents • Files with their descriptions • File directories • Fixed asset books and card indexes General ledger accounts • Gift certificates • Goods receipt and goods issue ledger bills of exchange • Group management report (sections 290, 350 HGB) Hospitality documents (booking receipts or tax-related) Import documents (applications, permits, declarations, licenses, customs documents, etc.) • Income statements (annual income statements only) • Incoming invoices including correction documents • Input descriptions for EDP bookkeeping • Input data formats • Insurance policies • Interim balance sheet (in the event of a change of shareholder or change of the financial year) • Inventories (section 240 HGB) • Inventory bookkeeping • Invoices to entrepreneurs Journals for general ledger or current account Land register extracts if inventory documents • Lease documents (after the end of the contract), if accounting documents • Liabilities (compilations) • List of assets • Loan documents as booking vouchers Magnetic tapes (land register or account or document function) • Main financial statements overview • Management reports (balance sheet documents) • Mask (screen, print) • Meal voucher statements • Memory allocation plan of EDP bookkeeping • Menu overview Operator manuals for computer operation • Organisational documents for EDP bookkeeping • Outgoing invoices • Overtime lists if salary slips Pay slips as accounting slips • Payment instructions • Payrolls including lists for special payments as far as booking receipt • Price lists, if evaluation or booking documents • Property register (if inventory) • Postal giro statements and receipts, if accounting documents • Program directories and descriptions of the program sequence • Process files Rental documents, including booking vouchers (after the end of the contract) •Retention regulations for company IT documentation • Records • Receipts • Receipts, if booking function (open item accounting) • Register of accounts Sales books • Shipping and freight records if booking receipts • Standard value documents • Standing order documents (after the order has expired) • Subsidiary books • System manuals Tax returns and tax assessments • Telephone cost statements if booking receipts • Trading books • Travel expenses documents/reports User manuals for computerised bookkeeping • Utility bills Work instructions (also for electronic bookkeeping) |
| 6 años Conserve los tipos de documentos/correos electrónicos descritos a la derecha durante al menos seis años. | En resumen, todas las cartas comerciales recibidas y las copias de las cartas comerciales enviadas. Para una lista de documentos concretos, véase más abajo. Prestaciones patrimoniales (documentos) ** Cartas comerciales (recibidas y reproducción de las enviadas) Cartas comerciales (excepto facturas o notas de crédito) - Correspondencia Documentos de daños y perjuicios - Declaraciones de cesión, en la medida en que se hayan completado - Albaranes de entrega - Documentos de importancia para la fiscalidad - Notificaciones de reclamaciones y recordatorios (cartas comerciales recibidas y reproducción del contenido de las cartas comerciales enviadas) Facturas de servicios de campo, en su caso Pólizas de seguro, una vez finalizado el seguro - Primas fiscales a la inversión (documentos) Cartas de crédito - Documentos de préstamo (una vez finalizado el contrato) cartas de porte, y documentos de préstamo en forma de correspondencia Notas sobre expedientes Ofertas con secuencia de pedidos Nóminas de pagos intermedios, finales y especiales - Listas de precios - Protocolos *, como cartas comerciales - Documentos de cheques y letras de cambio Informes de auditoría fiscal (auditoría fiscal externa) |
| 2 años | Facturas a no empresarios en relación con terrenos (obligación de notificación) |
* Para los protocolos de concesión de bonificaciones por sugerencias de mejora se aplica un periodo de conservación de 10 años. Para los registros de las notificaciones DÜVO (reglamento de transmisión de datos), sin embargo, solo un periodo de 3 años.
** El periodo de conservación de 10 años se aplica a los documentos contables, y el de 6 años a las cartas comerciales y de negocios recibidas y a las reproducciones de cartas comerciales y de negocios.
Fuentes: hk24.de armaedfoundation.org skslegal.pl global-regulation.com