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Retención de correo electrónico
El tiempo que las empresas deben conservar la mayoría de los documentos oscila entre cuatro semanas y permanentemente. Presta especial atención a los registros y datos de los empleados, ya que existen varios periodos de conservación para los distintos tipos de estos.
El tiempo que las empresas necesitan conservar la mayoría de los documentos oscila entre cuatro semanas y permanentemente.
Preste especial atención a los registros y datos de los empleados, ya que existen varios periodos de conservación para los distintos tipos de éstos.
Se aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), por lo que no debe conservar información personal identificable más tiempo del absolutamente necesario.
| Período de conservación | Tipo de documento/Emails relacionados |
|---|---|
| Permanentemente | Estados financieros |
| 10 años | Datos relacionados con bienes inmuebles Si presta servicios electrónicos, de radiodifusión o de telecomunicaciones y opera con arreglo al régimen de Mini Ventanilla Única (MOSS), debe conservar los datos durante 10 años. |
| 7 años | - Órdenes del día y libros de citas - Extractos bancarios - Administración de caja (también borradores de notas) y recibos - Correspondencia - Contratos, acuerdos y otros arreglos - Cuentas de crédito y débito - Cuentas generales - Cálculos provisionales realizados - Facturas recibidas y copias de facturas enviadas - Cuentas de nómina, incluyendo - Administración de salarios - Registros de impuestos y seguridad social - Salarios devengados - Seguridad social retenida - Retención de impuestos sobre salarios - Nóminas - Compensación de horas extraordinarias - Primas, gastos - Registros de compras y ventas - Software y archivos de datos - Registros de existencias Puede acordar con la Administración Holandesa de Impuestos y Aduanas mantener otros registros durante periodos más breves. |
| 5 años | Documentos sociales relativos a los empleados, incluidos los datos en los que se basa un despido, o datos relacionados con el pago del salario: consérvelos durante al menos cinco años tras la finalización del contrato de trabajo. |
| 3 años | Documentos justificativos de sus libros contables y que no impliquen a terceros (conserve copias u originales). |
| 2 años como máximo | Los siguientes son documentos relativos a los empleados. El RGPD establece que los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario para los fines para los que se recogieron o para los que se traten posteriormente. La protección de datos neerlandesa dice que no se deben conservar más de dos años: - Contrato de trabajo, documentos de incorporación, como la recopilación de información personal, e información sobre cuentas bancarias (2 años después de finalizar la relación laboral) - Informes sobre reuniones de evaluación del rendimiento, entrevistas de evaluación y orientación profesional - Registros administrativos de ausencia (2 años después de finalizar la relación laboral, más tiempo en litigios sobre prestaciones laborales o de enfermedad) - Expedientes de rehabilitación (2 años después de finalizar la rehabilitación) - Documentos relacionados con el régimen de pensiones. |
| 4 semanas | Datos relativos a solicitantes de empleo rechazados, incluidas cartas de solicitud, currículos, referencias, certificados de buena conducta, notas de entrevistas, evaluaciones y resultados de pruebas. Pueden conservarse hasta un año con el consentimiento del interesado. |
Fuentes: business.gov.nl houseofcompanies.io skslegal.pl cms.law